La réalisation
Relier les transactions, les justificatifs et la comptabilité
Un relevé de carte de crédit contient les transactions, mais une transaction seule ne contient pas toujours toute l'information nécessaire à son traitement administratif et comptable. Il peut être nécessaire de retrouver une pièce justificative, une facture, une catégorie comptable, un projet ou un contexte de dépense.
Cette solution a été mise en place afin de structurer le processus de conciliation des cartes de crédit et de faire le lien entre les transactions, les utilisateurs, les pièces justificatives, les charges de projet et les systèmes comptables.
Le défi
Compléter l'information nécessaire à chaque transaction
Une organisation peut disposer d'une liste de transactions sans avoir immédiatement toutes les informations nécessaires pour les traiter. L'objectif n'était pas seulement d'importer les transactions, mais de compléter l'information afin de les intégrer dans un processus financier structuré.
carte
justificatif
catégorisation
archivage
L'importation
Rendre les transactions disponibles dans un processus structuré
La solution permettait d'importer les rapports nécessaires afin de rendre les transactions disponibles pour le processus de conciliation. Le format exact et la méthode d'importation peuvent dépendre de l'environnement et des informations disponibles.
Le formulaire
Compléter la transaction avec un formulaire électronique
Les utilisateurs peuvent accéder à un formulaire électronique afin de compléter les informations liées aux transactions. Ils peuvent notamment ajouter une facture, joindre une pièce justificative, fournir les informations nécessaires et compléter le contexte de la dépense.
Transaction
La dépense importée devient le point de départ du traitement.
Formulaire
L'utilisateur complète les informations pertinentes dans un parcours structuré.
Pièce justificative
Un reçu ou une facture peut être associé à la transaction.
Dossier complet
Les données et documents sont réunis pour les étapes suivantes.
La documentation
Conserver le lien entre la transaction et son justificatif
Une transaction de carte de crédit peut être associée à une facture, un reçu ou une autre pièce justificative nécessaire au processus. La documentation devient partie intégrante de la conciliation plutôt qu'un document séparé difficile à retrouver.
Les éléments manquants
Identifier ce qui doit encore être complété
Des règles de validation permettent d'identifier les éléments nécessaires qui n'ont pas encore été complétés. Il peut s'agir d'une pièce justificative, d'une information, d'une catégorisation ou d'une validation.
Plutôt que de demander à la comptabilité de rechercher manuellement chaque document manquant, le processus peut aider à identifier les éléments qui nécessitent une intervention et à aviser les utilisateurs concernés.
Catégorisation et projets
Préparer les informations comptables et les charges de projet
Les transactions peuvent être catégorisées selon les paramètres et règles d'affaires établis. Elles peuvent aussi être associées à un projet, une activité, une charge ou un contexte d'affaires lorsque cela est nécessaire.
Le lien entre les dépenses et les projets permet de faire circuler l'information financière dans le contexte approprié. Cette logique rejoint les enjeux de gestion du temps, des projets et de la facturation.
Validation comptable
Structurer le travail entre les utilisateurs et la comptabilité
Une fois les informations complétées, les transactions peuvent entrer dans un processus de validation. Le workflow peut être configurable selon les règles de l'organisation et structurer le passage entre l'utilisateur, la documentation, la vérification, la comptabilité et le traitement.
Grand livre et ERP
Préparer les écritures et intégrer les données financières
Une fois les informations disponibles et validées, les données peuvent être utilisées pour préparer ou générer les écritures nécessaires selon les informations de transaction, les catégories, les règles d'affaires et les paramètres comptables.
Cette logique peut réduire la nécessité de ressaisir certaines informations dans plusieurs systèmes lorsque les capacités d'intégration sont disponibles. Elle s'inscrit dans le même type d'approche que l'intégration API et ERP et l'automatisation des comptes payables.
Le processus complet
Une conciliation financière et documentaire intégrée
Le parcours peut relier l'importation, l'identification, la documentation, la vérification, les rappels, la catégorisation, les projets, la validation, le grand livre, l'ERP et l'archivage. Une transaction financière devient plus facile à suivre lorsque l'information et la documentation associée sont conservées dans un même processus structuré.
Mon rôle
Faire circuler les données et les documents dans le processus
Dans le cadre de cette réalisation, j'ai participé à la mise en place d'une solution permettant de structurer le processus de conciliation des cartes de crédit.
La solution faisait le lien entre l'importation des transactions, les formulaires électroniques, les pièces justificatives, la catégorisation, les validations comptables, les charges de projets et l'intégration avec les systèmes financiers.
- analyse des processus et automatisation financière;
- conciliation de transactions et formulaires électroniques;
- gestion documentaire et pièces justificatives;
- workflows, validations et détection d'éléments manquants;
- notifications et catégorisation;
- écritures comptables, grand livre, projets et intégration ERP.
Les bénéfices
Un processus complet de conciliation
Transactions structurées
Les rapports de cartes rendent les transactions disponibles dans un processus organisé.
Pièces associées
Les documents peuvent être directement liés aux transactions.
Éléments manquants
Le processus peut identifier les informations ou documents nécessaires.
Rappels aux utilisateurs
Les utilisateurs peuvent être avisés lorsqu'une action est requise.
Charges de projets
Les dépenses peuvent être associées aux projets lorsque nécessaire.
Grand livre et ERP
Les données peuvent servir à générer les écritures et à alimenter le système financier.
Voir aussi : les comptes de dépenses électroniques, l'automatisation des comptes payables, la facturation de projets et la page de contact.
Questions fréquentes
Comprendre l'automatisation de la conciliation
Comment automatiser la conciliation des cartes de crédit d'entreprise ?
Un processus électronique peut importer les transactions, recueillir les pièces justificatives et structurer leur traitement selon les règles de l'organisation.
Peut-on associer un reçu à une transaction de carte de crédit ?
Oui. Une solution peut permettre de conserver un lien entre la transaction et sa documentation justificative.
Comment détecter les pièces justificatives manquantes ?
Des règles de validation peuvent identifier les éléments requis qui n'ont pas encore été fournis ou complétés.
Peut-on associer une transaction de carte à un projet ?
Cela peut être possible lorsque la solution est conçue pour gérer les charges de projets et les informations nécessaires au suivi financier.
Peut-on générer des écritures comptables à partir des transactions ?
Les données structurées peuvent être utilisées pour préparer ou générer des écritures selon les règles comptables établies.
Peut-on exporter les transactions conciliées vers un ERP ?
Une intégration peut transmettre les données vers un système ERP lorsque les capacités techniques et les règles du processus le permettent.