La réalisation
Structurer le parcours d'une dépense jusqu'à l'ERP
Une dépense professionnelle implique souvent plusieurs éléments : déclaration par l'utilisateur, informations nécessaires au traitement, pièce justificative, transaction de carte de crédit lorsque cela s'applique et transmission à la comptabilité.
Cette solution a été mise en place afin de structurer le traitement des comptes de dépenses dans un processus électronique reliant les utilisateurs, les pièces justificatives, la comptabilité et le logiciel ERP.
Le défi
S'assurer que chaque dépense entre dans un processus suivi
Une dépense ne doit pas simplement être déclarée. Elle doit pouvoir être soumise, documentée, suivie, traitée, catégorisée, intégrée à la comptabilité et conservée avec sa pièce justificative.
L'objectif n'était donc pas uniquement de permettre aux utilisateurs d'envoyer une dépense, mais de s'assurer qu'elle entre dans un processus permettant d'en suivre le traitement.
formulaire
justificative
suivi
écritures
archivage
Les formulaires
Recueillir les informations nécessaires dès le départ
Les utilisateurs peuvent soumettre leurs dépenses à l'aide d'un formulaire électronique structuré. Selon les besoins du processus, la saisie peut recueillir la nature de la dépense, sa catégorie, sa date, son montant, les informations nécessaires à la comptabilité, la pièce justificative et des informations complémentaires.
Un formulaire structuré permet de recueillir l'information nécessaire dès le départ plutôt que de demander à la comptabilité de reconstruire ou de rechercher les éléments manquants.
Soumission électronique
L'utilisateur dispose d'un parcours structuré pour déclarer la dépense.
Informations centralisées
Les données utiles au traitement sont rassemblées dans la même demande.
Pièce justificative
Le document associé peut faire partie intégrante du processus.
Processus suivi
La demande peut progresser dans un workflow plutôt que circuler uniquement par courriel.
Les pièces justificatives
Conserver le lien entre la dépense et son document
Une dépense peut être soumise avec son document justificatif. Le processus permet ainsi de conserver un lien entre la dépense, la pièce justificative et le dossier numérique structuré.
Cette organisation facilite l'accès au document, la conservation de l'information et la consultation ultérieure, tout en renforçant le rôle de la gestion électronique des documents dans les processus financiers.
Les transactions de cartes
Faire le lien avec les transactions applicables
La solution permettait de faire le lien entre les informations de dépenses et les transactions de carte de crédit lorsque cela était applicable. La méthode technique dépend des informations disponibles et de l'architecture du processus.
Le workflow
Donner un parcours à chaque demande
Après sa soumission, la dépense entre dans un processus de suivi. Elle peut être acheminée vers les personnes responsables de son traitement et progresser selon les étapes établies par l'organisation.
Chaque demande possède ainsi un parcours plutôt que d'être simplement envoyée dans une boîte courriel. En structurant les demandes dans un workflow, l'organisation bénéficie d'une meilleure visibilité sur les éléments soumis et leur progression.
La catégorisation
Préparer l'information pour le traitement comptable
Les dépenses peuvent être catégorisées afin de faciliter leur traitement comptable. La catégorisation peut aider à déterminer la nature de la dépense, les informations comptables pertinentes, les règles de traitement et les comptes concernés.
Les informations structurées permettent ainsi de préparer ou générer les écritures nécessaires selon les règles établies dans la solution. Elles ne sont pas générées par une décision autonome de l'intelligence artificielle.
L'intégration
Transmettre les données au système ERP
Une fois le processus complété et les informations prêtes, les données peuvent être exportées ou transmises au logiciel ERP. Cette intégration permet d'éviter de ressaisir les mêmes informations dans plusieurs systèmes lorsque les capacités techniques sont disponibles.
Cette logique rejoint les enjeux présentés dans la réalisation d'intégration API et ERP.
Du formulaire à l'archivage
Une solution complète de gestion électronique
Le parcours peut relier la soumission, les pièces justificatives, les transactions applicables, le workflow, la catégorisation, les écritures, l'ERP et l'archivage. Chaque étape contribue à faire circuler l'information entre les utilisateurs, les documents, la comptabilité et les systèmes financiers.
Mon rôle
Relier les utilisateurs, les documents et les systèmes comptables
Dans le cadre de cette réalisation, j'ai participé à la mise en place d'une solution permettant d'automatiser le traitement des comptes de dépenses à travers un processus électronique structuré.
La solution faisait le lien entre les formulaires soumis par les utilisateurs, les pièces justificatives, les workflows, les règles de catégorisation et les systèmes comptables de l'organisation.
- analyse des processus;
- formulaires électroniques;
- automatisation et workflows;
- gestion documentaire et pièces justificatives;
- catégorisation et processus comptables;
- écritures de journal, grand livre et intégration ERP.
Les bénéfices
Un processus complet de gestion des comptes de dépenses
Soumission électronique
Les utilisateurs disposent d'un processus structuré pour soumettre leurs dépenses.
Pièces liées
Les documents peuvent être directement associés aux demandes.
Workflow de suivi
Les demandes suivent un processus plutôt que de circuler uniquement par courriel.
Catégorisation
Les dépenses peuvent être classées selon les paramètres établis.
Traitement comptable
Les informations peuvent servir à générer les écritures nécessaires.
Archivage et ERP
Les données et justificatifs peuvent être transmis et conservés dans les environnements appropriés.
Voir aussi : l'automatisation des comptes payables, l'intégration API et ERP, la GED et les serveurs Windows et la page de contact.
Questions fréquentes
Comprendre l'automatisation des comptes de dépenses
Qu'est-ce qu'une solution automatisée de comptes de dépenses ?
Il s'agit d'un processus électronique permettant de structurer la soumission, le traitement et l'intégration des dépenses dans les systèmes concernés.
Peut-on joindre une pièce justificative à un compte de dépenses électronique ?
Oui. Un document peut être associé à la demande afin de conserver le lien entre la dépense et sa justification.
Peut-on relier une dépense à une transaction de carte de crédit ?
Cela peut être possible selon la solution et les informations disponibles dans le processus de gestion des dépenses.
Peut-on automatiser les écritures comptables des dépenses ?
Les informations structurées peuvent être utilisées pour générer les écritures selon les règles et paramètres établis dans la solution.
Peut-on intégrer les comptes de dépenses à un ERP ?
Une intégration peut transmettre les données vers le système financier lorsque les capacités techniques et les règles du processus le permettent.
Pourquoi archiver les pièces justificatives électroniquement ?
L'archivage électronique permet de conserver le lien entre les dépenses et les documents associés pour une consultation ultérieure.