La réalisation
Transformer le temps travaillé en information utile à la facturation
Une entreprise de services informatiques ne gère pas seulement des heures travaillées. Elle doit aussi savoir qui a travaillé, sur quel projet, pendant combien de temps, sur quelle activité, à quelle étape et selon quelle tarification.
Cette réalisation portait sur la conception et la mise en place d'une solution personnalisée permettant de centraliser la saisie du temps, le suivi des projets et les règles nécessaires à la préparation de la facturation.
Le défi
Un projet informatique ne se facture pas toujours de la même façon
Lorsque plusieurs développeurs travaillent sur plusieurs projets, les informations peuvent se retrouver dans des feuilles Excel, des outils de gestion de projets, des feuilles de temps séparées, des courriels ou des processus manuels. Une heure travaillée ne représente pas toujours simplement une heure à facturer : son traitement dépend du projet, de l'activité, de la personne impliquée et des modalités convenues avec le client.
- rassembler les heures de plusieurs ressources;
- relier le temps au bon projet et à la bonne étape;
- tenir compte des catégories de travail et des tarifications;
- préparer des rapports par période;
- transformer les données opérationnelles en information utile à la facturation.
électroniques
activité
tarification
période
La solution
Une feuille de temps électronique adaptée aux règles d'affaires
La solution permet aux utilisateurs d'enregistrer leurs heures de travail dans un format électronique et d'associer les informations pertinentes au projet. Selon les besoins d'affaires, la saisie peut tenir compte de l'utilisateur, du projet, d'une étape ou phase, d'une catégorie, d'une activité, d'une période et d'une tarification applicable.
Les paramètres peuvent être adaptés au fonctionnement de l'organisation. L'objectif n'est pas de créer une simple feuille de temps, mais de structurer le lien entre le travail effectué, les projets, les règles d'affaires et la facturation.
Temps électronique
Les utilisateurs enregistrent leur temps dans un système structuré plutôt que dans plusieurs supports.
Projet et activité
Les heures peuvent rester liées aux éléments pertinents du projet et du travail réalisé.
Catégories et tarifs
Les règles peuvent distinguer les catégories de services et les modalités convenues.
Rapports de période
Les données peuvent être regroupées selon les périodes et les dimensions utiles au processus.
Plusieurs ressources
Consolider le travail de toute l'équipe sur un même projet
Plusieurs développeurs, analystes ou autres ressources peuvent travailler sur un même projet. Chacun peut enregistrer son temps selon les paramètres applicables, tandis que l'information demeure rattachée au projet concerné.
Cette consolidation améliore la visibilité, facilite le suivi par projet et prépare plus simplement les rapports et les informations nécessaires à la facturation.
Les règles du projet
Catégories, tarifications et étapes adaptées
Selon les besoins d'affaires, une organisation peut vouloir distinguer le développement, l'analyse, la gestion de projet, le soutien, les corrections, l'évolution ou d'autres catégories de services. Les tarifs ou règles applicables peuvent également varier selon les modalités convenues avec le client.
Les étapes présentées ci-dessous sont un exemple conceptuel. Elles peuvent être adaptées aux processus de livraison de services de l'organisation.
De la saisie à la facturation
Une information saisie une fois et réutilisée
La feuille de temps n'est pas une finalité. Elle devient une source d'information pour le suivi des projets, les rapports de période et la préparation de la facturation. L'information est saisie une première fois, puis peut être utilisée à différentes étapes du processus.
règles d'affaires
consolidé
la facture
Une solution sur mesure
Concevoir autour du fonctionnement réel de l'entreprise
Un outil générique peut offrir plusieurs fonctionnalités, mais il ne correspond pas toujours parfaitement aux processus d'affaires d'une organisation. Une solution personnalisée peut être conçue autour de la structure des projets, des étapes de livraison, des règles de tarification et des modalités de facturation.
Le choix dépend de la complexité des processus, du niveau de personnalisation nécessaire et des outils déjà utilisés par l'organisation. Une solution sur mesure n'est pas automatiquement préférable dans tous les contextes; elle devient pertinente lorsque les règles d'affaires doivent être représentées avec précision.
Mon rôle
Relier la livraison des projets aux processus de facturation
Dans le cadre de cette réalisation, j'ai contribué à la mise en place d'une solution permettant de structurer le lien entre la livraison des projets de services informatiques, la saisie du temps et les processus de facturation. Mon rôle consistait à aider à traduire une réalité opérationnelle complexe en un processus numérique structuré et adapté aux besoins de l'organisation.
- analyse des besoins d'affaires;
- compréhension des processus de livraison de services TI;
- conception de processus personnalisés;
- structuration des informations et des règles d'affaires;
- gestion du temps par projet;
- transformation des données opérationnelles en informations utiles à la facturation.
Les bénéfices
Un processus intégré adapté à la réalité de l'entreprise
Feuilles de temps électroniques
Les utilisateurs enregistrent leur temps dans un système structuré.
Association aux projets
Les heures restent liées aux projets et aux activités concernés.
Plusieurs ressources
Les contributions de plusieurs développeurs peuvent être consolidées.
Catégorisation flexible
Les catégories peuvent être adaptées à la réalité des services.
Rapports par période
Les informations peuvent être regroupées selon les besoins du processus.
Facturation préparée
Le temps saisi peut soutenir la préparation des informations de facturation.
Voir aussi : l'intégration ERP et API et l'automatisation des demandes et commandes.
Questions fréquentes
Comprendre la gestion du temps et la facturation de projets
Pourquoi utiliser une feuille de temps électronique pour les projets ?
Une feuille de temps électronique structure la saisie du temps et conserve le lien avec les projets, les activités et les règles applicables au processus.
Peut-on associer plusieurs développeurs à un même projet ?
Oui. Une solution de gestion du temps peut permettre à plusieurs utilisateurs de saisir leurs heures sur un même projet et de consolider ensuite l'information.
Comment utiliser les feuilles de temps pour la facturation ?
Les heures peuvent être regroupées selon les projets, les périodes et les règles applicables afin de soutenir la préparation des informations nécessaires à la facturation.
Pourquoi choisir une solution personnalisée pour gérer la facturation de projets ?
Une solution personnalisée peut être conçue autour des règles d'affaires, des catégories, des tarifs et des modalités propres à l'organisation.
Une solution personnalisée est-elle toujours préférable à un logiciel de gestion de projet ?
Non. Le choix dépend des besoins, de la complexité des processus, des outils déjà utilisés et du niveau de personnalisation nécessaire.