La réalisation
De la facture reçue par courriel jusqu'à l'ERP
Une facture fournisseur peut traverser plusieurs étapes avant d'être traitée : réception, classement, extraction, rapprochement avec une commande ou une réception, approbation, association à un projet et transmission aux systèmes financiers.
Cette solution a été conçue dans un environnement de gestion de l'information et de gestion électronique des documents afin d'automatiser le traitement des comptes payables et de connecter les différentes étapes du processus.
Le défi
Structurer l'information et automatiser sa circulation
Une facture peut nécessiter l'intervention des finances, de responsables de projets, de gestionnaires, des personnes responsables des achats et d'autres départements selon les règles d'affaires. Le traitement peut aussi demander la consultation de plusieurs systèmes.
L'automatisation ne consiste donc pas uniquement à extraire les informations d'une facture. Elle consiste à orchestrer l'ensemble du processus qui suit, en faisant circuler les documents et les données vers les bonnes personnes et les bons systèmes.
- centraliser les factures dans un environnement structuré;
- extraire les données nécessaires aux étapes suivantes;
- appliquer des règles et des conditions d'affaires;
- rapprocher les factures des commandes et réceptions pertinentes;
- préparer les informations pour les projets, la comptabilité et l'ERP.
Le parcours
Une automatisation de bout en bout
fournisseur
gestion documentaire
données
règles d'affaires
approbation
ERP
Lorsque les données sont disponibles, que les règles sont respectées et que les approbations nécessaires sont complétées, certaines étapes peuvent se poursuivre automatiquement. L'automatisation intervient là où les conditions permettent de poursuivre le processus sans intervention supplémentaire.
La réception
Une facture qui entre directement dans le processus
Dans cette réalisation, le processus peut commencer dès la réception d'une facture fournisseur par courriel. La réception automatique peut créer ou enregistrer le document dans l'environnement de gestion documentaire et déclencher le traitement approprié.
Gestion documentaire
Le document devient le point de départ
La facture devient un document géré dans un environnement structuré. Les informations peuvent être associées au document et utilisées tout au long du processus, ce qui facilite la centralisation, la conservation, l'accès et le suivi.
Le document devient ainsi le point de départ d'un processus numérique plutôt qu'un simple fichier envoyé par courriel.
Extraction
Structurer les données nécessaires au traitement
Selon les besoins du processus, les informations extraites peuvent comprendre le fournisseur, le numéro de facture, la date, les montants, les taxes, les lignes, les références et d'autres données nécessaires aux étapes suivantes.
Cette composante peut s'appuyer sur une réalisation d'extraction intelligente lorsque le contexte le requiert. Voir aussi le moteur IA d'extraction de factures.
Rapprochement
Comparer la facture avec les commandes et les réceptions
Les informations de la facture peuvent être comparées avec celles provenant des commandes, des réceptions et des systèmes concernés. Ce rapprochement aide à vérifier la cohérence des informations avant les étapes d'approbation et de traitement comptable, sans présumer d'un modèle standard unique.
Approbations
Diriger la facture vers les bonnes personnes
Un workflow peut analyser les conditions applicables et déterminer le parcours de la facture. Selon les règles de l'organisation, l'approbation peut dépendre du département, du projet, du montant, du type de dépense ou d'autres paramètres.
Analyse des conditions
Les informations disponibles sont utilisées pour appliquer les règles définies.
Parcours adapté
La facture est dirigée vers les personnes concernées par le processus.
Approbation
Les validations nécessaires peuvent être complétées dans le workflow.
Traçabilité
Le document et les étapes du traitement restent liés dans l'environnement structuré.
Projets et comptabilité
Associer les coûts à la réalité de l'entreprise
Selon les besoins, les coûts peuvent être associés à un projet, une catégorie, un compte, une activité ou d'autres informations nécessaires aux systèmes financiers. Le traitement documentaire devient ainsi lié à la réalité opérationnelle et financière de l'entreprise.
Écritures et intégration
Préparer les transactions et transmettre les données à l'ERP
Une fois les informations structurées et le processus complété, les données peuvent être utilisées pour automatiser les étapes suivantes du traitement comptable. Les écritures ou transactions sont préparées selon les données, les règles d'affaires, les paramètres du processus et les informations validées.
L'information n'a pas besoin d'être saisie manuellement une nouvelle fois dans chaque système lorsque les intégrations appropriées sont disponibles. Voir aussi la réalisation d'intégration API et ERP.
Mon rôle
Relier documents, données, personnes et systèmes
Dans le cadre de cette réalisation, j'ai contribué à la mise en place d'une solution complète d'automatisation des comptes payables à l'intérieur d'un environnement de gestion de l'information et de gestion électronique des documents.
Mon travail consistait notamment à faire le lien entre les documents, les données, les workflows, les règles d'affaires et les systèmes de gestion de l'entreprise.
- gestion électronique de documents et gestion de l'information;
- automatisation de processus et extraction de données;
- workflows et règles d'affaires;
- approbations, commandes et réceptions;
- association aux projets et aux comptes;
- intégration API et ERP.
Les bénéfices
Une automatisation complète des comptes payables
Traitement centralisé
Les factures peuvent entrer dans un processus documentaire structuré.
Moins de doubles saisies
Les données structurées peuvent être réutilisées aux différentes étapes.
Workflows adaptés
Les approbations peuvent suivre les règles d'affaires de l'organisation.
Rapprochement
Les factures peuvent être comparées aux commandes et réceptions pertinentes.
Association aux projets
Les coûts peuvent être liés aux projets concernés.
Intégration ERP
Les données validées peuvent soutenir la création des transactions nécessaires.
Voir aussi : l'extraction de factures par IA, l'intégration API et ERP, les commandes et demandes de réquisition et la page de contact.
Questions fréquentes
Comprendre l'automatisation des comptes payables
Qu'est-ce que l'automatisation des comptes payables ?
Il s'agit d'utiliser des technologies pour automatiser certaines étapes du traitement des factures fournisseurs, de leur réception jusqu'à la préparation des informations comptables.
Comment automatiser le traitement d'une facture fournisseur ?
Un processus peut suivre plusieurs étapes : réception, gestion documentaire, extraction, validation, approbation et intégration avec les systèmes concernés.
Peut-on automatiser l'approbation des factures ?
Un workflow peut diriger les factures vers les approbateurs appropriés selon le département, le projet, le montant, le type de dépense ou d'autres règles d'affaires.
Peut-on comparer une facture avec une commande et une réception ?
Oui. Un processus peut intégrer un mécanisme de rapprochement entre différentes sources d'information afin de vérifier leur cohérence avant les étapes suivantes.
Peut-on associer les factures à des projets ?
Les coûts peuvent être associés aux projets, aux catégories, aux comptes ou à d'autres structures financières selon les besoins de l'organisation.
Peut-on intégrer automatiquement les factures à un ERP ?
Une API ou une autre méthode d'intégration peut transmettre les données vers un ERP lorsque les capacités techniques et les règles du processus le permettent.
L'automatisation élimine-t-elle complètement l'intervention humaine ?
Non. Certaines étapes peuvent rester soumises à la validation ou aux approbations humaines, notamment lorsque les données sont incomplètes ou qu'une exception doit être analysée.