Déploiement d'une station de numérisation et d'archivage en milieu municipal

La réalisation

Relier les documents papier aux systèmes d'information

Numériser un document ne suffit pas. Dans un contexte d'archivage, il faut aussi réfléchir à la procédure, à la qualité du document produit, à la sécurité, à l'organisation de l'information, au stockage et à l'intégration avec les systèmes existants.

Dans le cadre de ce projet municipal, j'ai participé au déploiement d'une station de numérisation et à la mise en place du processus nécessaire pour assurer une numérisation structurée, sécuritaire et adaptée aux besoins d'archivage.

Le défi

Faire fonctionner les équipements, les procédures et les systèmes ensemble

Le projet impliquait les équipements, les utilisateurs, les procédures, les exigences archivistiques, les systèmes informatiques et les documents numériques produits. Le défi n'était donc pas uniquement technique : le processus devait aussi être adapté aux personnes responsables de l'archivage.

Une station de numérisation efficace repose autant sur la procédure et les besoins des utilisateurs que sur les équipements utilisés.

La station

Déployer un environnement adapté au processus

Le projet comprenait le déploiement de l'environnement nécessaire à la numérisation : équipements, station de travail, logiciels et configuration du processus de travail. L'objectif était de mettre en place un environnement fiable et adapté aux besoins opérationnels, sans imposer de caractéristiques techniques qui ne seraient pas pertinentes pour le contexte.

La procédure

Collaborer avec l'archiviste pour structurer le traitement

La technologie devait s'intégrer aux pratiques et aux exigences liées à l'archivage. La procédure a donc été définie en collaboration avec les personnes responsables du domaine, en tenant compte de l'analyse des besoins, du processus existant, des étapes de traitement, de la sécurité et de la cohérence des documents produits.

Le rôle de la technologie était de soutenir le processus d'archivage, plutôt que d'imposer un fonctionnement déconnecté des besoins opérationnels.

Le processus

Une numérisation structurée de la préparation à la conservation

Le schéma suivant représente le processus structuré mis en place autour de la numérisation. Il s'agit d'une vue générale : chaque étape peut comporter des interventions ou des validations selon les procédures de l'organisation.

Sécurité et exigences

Un processus défini avec les intervenants concernés

Dans un contexte organisationnel, les documents peuvent contenir des informations importantes. Le processus devait donc tenir compte de la gestion des documents, des accès, de la circulation de l'information, des procédures établies et des exigences propres à l'organisation.

Le processus a été défini en collaboration avec les intervenants concernés afin de respecter les procédures et exigences applicables dans le contexte du projet.

L'intégration

Faire le lien entre le document numérisé et le système interne

Le système de numérisation devait pouvoir être relié à un système interne utilisé par l'organisation. Le projet nécessitait donc une solution faisant le lien entre le document numérisé, le fichier numérique, une application Windows et le système interne.

La valeur de la numérisation augmente lorsque les documents numériques peuvent être intégrés au processus et aux systèmes déjà utilisés, plutôt que de rester une production de fichiers isolés.

Le développement

Coordonner une application Windows externe

Dans le cadre du projet, j'ai également coordonné le développement externe d'une application Windows permettant de faire le lien entre le processus de numérisation et le système interne utilisé par l'organisation.

Mon rôle ne consistait pas uniquement à déployer une technologie, mais aussi à assurer la coordination entre les besoins opérationnels et la solution technique développée : identification du besoin, communication avec les intervenants, suivi du développement, compréhension du processus et collaboration avec l'équipe TI.

Les intervenants

Relier les perspectives de l'archivage, du développement et des TI

Le projet nécessitait une collaboration entre plusieurs groupes. L'archiviste connaissait les besoins liés aux documents, les utilisateurs comprenaient le travail quotidien, le développeur réalisait l'outil nécessaire et l'équipe TI connaissait l'environnement technologique.

La coordination permettait de traduire les besoins des utilisateurs en exigences compréhensibles pour les équipes techniques et de soutenir l'intégration de la solution.

Mon rôle

Coordonner une solution complète de numérisation et d'intégration

Dans le cadre de cette réalisation, j'ai participé au déploiement d'une station de numérisation et à la mise en place d'un processus adapté aux besoins d'archivage de l'organisation.

J'ai travaillé en collaboration avec différents intervenants afin de coordonner les aspects opérationnels et technologiques du projet, notamment la mise en place des équipements, la structuration du processus avec l'archiviste, la coordination du développement Windows externe et le travail avec l'équipe TI pour soutenir l'intégration.

• gestion de projet et des intervenants;
• déploiement de solutions;
• numérisation documentaire et archivage;
• analyse des processus;
• coordination de développeurs;
• intégration de systèmes et collaboration TI.

Les bénéfices

Une solution qui relie le monde physique et numérique

Voir aussi : les serveurs Windows pour la GED, les applications sur mesure dans Azure et la page de contact.

Questions fréquentes

Comprendre un projet de numérisation documentaire