La réalisation
Préparer l'environnement nécessaire aux solutions de gestion de l'information
Un projet de transformation numérique ou de gestion documentaire ne consiste pas uniquement à installer un logiciel. Les applications doivent fonctionner dans un environnement technologique capable de soutenir les utilisateurs, les processus et le volume d'information de l'organisation.
Au fil de ma carrière, j'ai participé au déploiement de nombreux serveurs Windows destinés à supporter des solutions de gestion de l'information. Chaque environnement devait être adapté à la solution implantée et aux besoins opérationnels de l'organisation.
Le défi
Adapter l'infrastructure aux besoins d'affaires
Il n'existe pas nécessairement une infrastructure identique pour toutes les organisations. Le nombre d'utilisateurs, les applications, le volume de documents, les processus de workflow, la numérisation, l'archivage et l'environnement technologique existant influencent la mise en place.
L'infrastructure doit soutenir les besoins de la solution et des utilisateurs. Elle doit permettre aux équipes d'exploiter les applications de gestion documentaire sans traiter l'environnement serveur comme une composante isolée du projet.
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Les solutions supportées
Un environnement pour les documents et les workflows
Gestion électronique de documents
Centraliser les documents, rechercher l'information, organiser les dossiers et soutenir les processus documentaires.
Workflow documentaire
Faire circuler les documents et les informations entre les utilisateurs, de la validation jusqu'à l'approbation.
Numérisation et traitement
Intégrer les documents papier dans les processus numériques de l'organisation et soutenir leur traitement.
Archivage électronique
Organiser et conserver l'information électronique selon les besoins de l'entreprise.
Sur site
Une infrastructure On-Premise intégrée à l'environnement du client
Dans certains contextes, une infrastructure sur site permet à l'organisation de conserver ses applications et ses informations à l'intérieur de son propre environnement réseau. Ce choix peut faciliter l'intégration avec l'infrastructure existante et répondre à certaines exigences internes.
Le choix entre une infrastructure sur site et une solution infonuagique dépend des besoins, de l'environnement existant et des exigences de l'organisation. Une solution On-Premise n'est pas automatiquement plus sécuritaire : elle doit être intégrée aux pratiques et aux responsabilités TI de l'organisation.
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Les enjeux de sécurité
Un déploiement intégré aux pratiques de l'organisation
Le déploiement d'une solution de gestion de l'information doit tenir compte des exigences de sécurité de l'organisation et être intégré de manière appropriée à son environnement technologique. Cela implique notamment la gestion des accès, la protection de l'environnement, le respect des politiques internes et la collaboration avec les équipes TI responsables de l'infrastructure et de la sécurité.
Mon expérience
Comprendre la solution et l'environnement nécessaire à sa mise en place
Au cours de ma carrière, j'ai participé au déploiement d'environnements serveurs Windows destinés à soutenir des solutions de gestion de l'information. Mon expérience comprend la préparation des environnements nécessaires à l'installation et à l'exploitation de solutions de gestion documentaire, de workflow, de numérisation et d'archivage.
- compréhension des besoins techniques d'une solution logicielle;
- préparation des environnements nécessaires;
- déploiement de serveurs Windows;
- installation de solutions de gestion de l'information;
- collaboration avec les équipes TI du client;
- validation du fonctionnement et soutien à la mise en production.
Mon rôle est celui d'un consultant en gestion de l'information capable de comprendre les besoins d'une solution et de participer à la mise en place de l'environnement serveur Windows nécessaire à son déploiement.
Le lien avec les besoins d'affaires
Une infrastructure au service des utilisateurs et des processus
Une solution technologique est réellement efficace lorsqu'elle est implantée dans un environnement capable de soutenir les processus et les besoins des utilisateurs. L'infrastructure relie les besoins d'affaires, les logiciels, les documents et les activités quotidiennes de l'organisation.
Infrastructure adaptée
L'environnement est préparé en fonction des besoins de l'application et de l'organisation.
Support à la GED
Les serveurs peuvent soutenir les applications de gestion documentaire et les processus associés.
Soutien aux workflows
L'environnement permet de supporter la circulation numérique de l'information.
Numérisation et archivage
Les solutions peuvent intégrer les documents papier et organiser l'information électronique.
Intégration au client
Une solution sur site peut s'intégrer à l'infrastructure existante de l'organisation.
Information structurée
Les utilisateurs disposent d'un environnement adapté aux processus documentaires.
Questions fréquentes
Comprendre l'infrastructure d'une solution GED
Qu'est-ce qu'un serveur utilisé pour une solution de GED ?
Un serveur fournit l'environnement nécessaire à l'exploitation d'une solution de gestion électronique de documents et de ses composantes, comme les applications, les données et les processus associés.
Pourquoi une solution de GED a-t-elle besoin d'une infrastructure adaptée ?
Les applications doivent fonctionner dans un environnement correspondant au nombre d'utilisateurs, au volume documentaire, aux workflows et aux besoins opérationnels de l'organisation.
Qu'est-ce qu'une solution On-Premise ?
Une solution On-Premise est hébergée dans l'environnement technologique de l'organisation plutôt que dans une infrastructure infonuagique externe.
Les données restent-elles dans le réseau de l'entreprise avec une solution On-Premise ?
Dans une architecture sur site, les applications et les données peuvent être hébergées à l'intérieur de l'environnement de l'organisation, selon l'architecture retenue et ses exigences internes.
Un serveur peut-il supporter un système de workflow documentaire ?
Oui. Un environnement serveur peut soutenir les applications et les composantes nécessaires à la circulation, au traitement et à l'archivage des documents.