La réalisation
Du besoin sur le chantier à la commande
Sur un chantier ou dans un environnement opérationnel, les équipes doivent régulièrement demander du matériel, des produits, des équipements ou des services. Lorsque ces demandes passent par courriel, téléphone, papier ou des formulaires génériques, les informations peuvent être incomplètes et les suivis difficiles.
Cette réalisation visait à mettre en place un processus numérique complet pour transformer une demande de réquisition en commande, puis relier les informations aux systèmes de gestion, aux fournisseurs et au suivi des coûts de projet.
Le défi
Partir du terrain et structurer le processus d'achat
Le défi n'était pas seulement de remplacer un courriel par un formulaire. Il fallait connecter plusieurs étapes d'un processus d'affaires tout en tenant compte des utilisateurs, des projets, des fournisseurs et des besoins financiers.
- capturer les bonnes informations dès la demande;
- transmettre la demande aux bonnes personnes;
- suivre les validations et le traitement;
- créer une commande sans recommencer la saisie;
- relier la commande au système ERP et au bon projet.
terrain
personnalisé
notifications
commande
fournisseur
refacturables
Le formulaire
Un formulaire électronique conçu pour les besoins réels
Un formulaire générique ne contient pas toujours les bons champs, les bonnes validations ou les informations nécessaires pour la suite du traitement. Un formulaire électronique personnalisé permet de capturer dès le départ les informations utiles aux utilisateurs, aux projets et aux processus d'affaires.
Selon les besoins du processus, il peut recueillir les informations sur le demandeur, le projet concerné, le type de demande, le fournisseur, les produits ou services, les quantités, les coûts et les éléments nécessaires à la refacturation.
Informations complètes
Les données utiles au traitement sont demandées dès le départ, plutôt que recherchées dans plusieurs échanges.
Validations adaptées
Les choix et contrôles peuvent correspondre aux règles et aux besoins de l'organisation.
Moins d'erreurs
Les utilisateurs disposent d'un parcours plus clair, avec moins d'oublis et de ressaisie.
Une meilleure continuité
Les informations saisies dans la demande peuvent être réutilisées aux étapes suivantes.
Le processus automatisé
La demande devient le point de départ du traitement
Une fois soumise, la demande ne reste pas simplement dans une boîte courriel. Elle devient le point de départ d'un processus numérique structuré : les bonnes personnes sont avisées, les informations sont centralisées et les étapes suivantes peuvent être préparées avec davantage de traçabilité.
L'objectif est de saisir l'information une fois et de la réutiliser tout au long du processus, jusqu'à la création de la commande et son traitement dans le système ERP.
La commande et l'ERP
Créer une commande sans recommencer le travail
Lorsque les informations nécessaires sont disponibles et validées, la demande peut servir de base à la création de la commande. Les données déjà saisies peuvent être réutilisées afin de réduire la ressaisie et de préserver la continuité entre le besoin initial et l'achat.
Les informations nécessaires peuvent ensuite être transmises au système ERP de l'organisation. Cette intégration aide à réduire les doubles saisies entre les outils opérationnels et financiers, sans présumer d'une technologie précise ni d'un ERP particulier.
Les fournisseurs et les coûts
Relier la commande au fournisseur et au projet
Une fois la commande créée, le processus peut identifier le fournisseur concerné et soutenir la transmission automatisée de la commande. La solution permet aussi de conserver un lien entre la demande initiale, la commande, le projet et les coûts engagés.
Cette continuité peut faciliter le suivi des dépenses, l'identification des coûts refacturables et la transmission des informations nécessaires aux comptes recevables. Elle relie ainsi les besoins opérationnels aux informations utiles au suivi financier.
Mon rôle
Relier les utilisateurs, les processus et les systèmes
Dans le cadre de cette réalisation, j'ai contribué à la mise en place d'un processus numérique reliant les besoins opérationnels des utilisateurs aux systèmes de gestion de l'organisation. Mon rôle consistait notamment à transformer un processus impliquant plusieurs étapes et plusieurs systèmes en une expérience plus structurée, intégrée et automatisée.
- analyse des besoins d'affaires;
- compréhension des processus opérationnels;
- conception et personnalisation du formulaire électronique;
- automatisation des étapes du processus;
- intégration entre les systèmes;
- collaboration entre les utilisateurs et les équipes techniques.
Les bénéfices
Un processus d'achat plus intégré
Formulaire adapté
Le processus commence avec les informations nécessaires aux besoins réels de l'organisation.
Moins de saisie manuelle
Les informations peuvent être réutilisées de la demande jusqu'à la commande.
Meilleure traçabilité
Les demandes, commandes et informations de projet peuvent rester liées.
Suivi des coûts
Les dépenses et coûts potentiellement refacturables sont plus faciles à rattacher au projet.
Intégration ERP
La continuité entre les systèmes opérationnels et financiers réduit les doubles saisies.
Fournisseurs mieux servis
La transmission des commandes peut être plus structurée et plus efficace.
Questions fréquentes
Comprendre l'automatisation des réquisitions
Qu'est-ce qu'une demande de réquisition ?
Une demande de réquisition permet à un utilisateur de signaler un besoin en matériel, en produit, en équipement ou en service avant le processus d'achat ou de commande.
Pourquoi utiliser un formulaire électronique personnalisé ?
Un formulaire personnalisé recueille les informations réellement nécessaires au processus de l'organisation, avec les champs, choix et validations adaptés à sa réalité.
Comment automatiser les demandes de réquisition ?
Le processus peut suivre un parcours structuré : formulaire, notifications, validation, traitement et création de la commande, avec les informations conservées au même endroit.
Peut-on connecter un processus de commande à un ERP ?
Oui. Une intégration peut transmettre les informations nécessaires entre le processus opérationnel et le système ERP afin de réduire les doubles saisies et les erreurs.
Comment suivre les coûts associés à un projet ?
En reliant la demande et la commande au bon projet, l'organisation peut mieux suivre les dépenses et repérer les coûts qui pourraient être refacturables au client.